Leverandører

Glitre Energi stiller flere krav til sine leverandører og samarbeidspartnere.

Glitre Energi ønsker leverandører som kan bidra til verdiskapning og vekst gjennom leveranser av høy kvalitet til konkurransedyktige priser. Dette setter krav til effektivitet og kvalitet i alle anskaffelsesprosesser som Glitre Energi-konsernet gjennomfører.

Anskaffelsesvilkårene i Glitre Energi

Glitre Energi skal gjennom gode og forretningsmessige prosesser sikre riktig tilgang på varer og tjenester med tanke på best mulig utnyttelse av Glitre Energis ressurser og med minst mulig belastning på miljøet.

Glitre Energis overordnede prinsipper er at:

  • alle anskaffelser i Glitre Energi skjer innenfor rammen av gjeldende lover og forskrifter, samt i henhold til interne retningslinjer for anskaffelsesprosessene
  • at anskaffelser i Glitre Energi i størst mulig grad gjøres i konkurranse på en kostnadseffektiv måte som tar hensyn til både intern og ekstern ressursbruk
  • at Glitre Energi fremstår profesjonell overfor leverandører, med høyt fokus på etikk og miljø
  • at Glitre Energi har et godt omdømme gjennom gode rutiner og en åpen kommunikasjon med leverandører

Krav til leverandører

Glitre Energi stiller flere krav til sine leverandører.

Leverandører til Glitre Energi skal:

  • opptre innenfor regler, forskrifter og krav gitt av offentlig myndighet, herunder internkontrollforskriften
  • akseptere og følge Glitre Energis etiske retningslinjer for leverandører
  • akseptere og følge Glitre Energis standard avtalevilkår
  • ha en organisasjon som tilfredsstiller nødvendige kompetanse og erfaring i sin leveranse til Glitre Energi
  • ikke ha restanser i forhold til offentlige skatter og avgifter
  • være solvente og ha økonomisk ryggrad til å kunne bære sine forpliktelser gjennom hele avtaleperioden
  • kunne dokumentere sitt miljøengasjement og påvirke sine underleverandører og produsenter til å etterleve tilsvarende miljømessige mål
  • ha et tilfredsstillende kvalitetsystem som etterfølges
  • som hovedregel være kvalifisert i Achilles UNCE – energibransjens kvalifikasjonsordning

Glitre Energi ønsker samarbeidspartnere som, også etter kontraktsinngåelse, er proaktive med gode, innovative løsninger og som kan være med på å fremme Glitre Energis aktiviteter.

Kontrakter

Anskaffelser i Glitre Energi skal dokumenteres i form av kontrakt, avtale eller på annen egnet skriftlig måte.

Ved kontraktsinngåelser gjelder følgende retningslinjer:

  • Glitre Energi skal i størst mulig grad benytte standardiserte avtaleformularer for alle anskaffelser
  • Glitre Energi skal være i førersetet ved utarbeidelser av avtaledokumenter og være fortrolig med alle deler av innholdet før avtalen signeres

Hvem som er omfattet av Lov og Forskrift i Glitre Energi konsernet

Glitre Energi Nett AS er, som eneste selskap i Glitre Energi konsernet, omfattet av Forsyningsforskriften. Dette innebærer at disse følger bestemte prosedyrer for gjennomføring av sine anskaffelser. Øvrige selskaper skal forholde seg til konsernpolicy og god forretningsskikk.

 

leverandører

HMS, kvalitet, etikk og miljø

Som energikonsern har Glitre Energi et ansvar for samfunnsmessige konsekvenser med hensyn til miljøpåvirkning, arbeidsforhold og øvrige sosiale forhold i henhold til internasjonale konvensjoner fastsatt av ILO og FN. Ansvaret gjelder for hele verdikjeden og inkluderer også våre leverandører. Dersom leverandøren har dokumentert sine systemer for HMS, kvalitet og miljø i Achilles UNCE, vil det ikke være nødvendig å vedlegge denne type dokumentasjon, med mindre det blir spesifikt stilt krav om dette i tilbudsforespørselen.

Tilbyder som ønsker å bli kvalifisert, skal dokumentere sitt system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i egen organisasjon og for sine underleverandører. På forespørsel om å bli kvalifisert, skal det vedlegges en skriftlig egenerklæring undertegnet av administrerende direktør om at bedriften har etablert et formelt system for å ivareta HMS. Som et minimum skal systemet oppfylle nasjonal lovgivning.

Tilbyder er pålagt å sette seg inn i oppdragsgivers kvalitetssystem/HMS-instrukser/rapporterings-rutiner og på forespørsel kunne oversende planer og rapporter om hendelser som er relevante.

Tilbyder skal instruere sine ansatte om å gjennomføre sikkerhetsmessig tilstandsvurdering på arbeidsstedet før arbeid starter (mulige råtemaster, svakheter i anleggskonstruksjoner, svekket bruddstyrke i liner og skjøter osv.), og velge arbeidsmetode ut fra denne vurderingen. For den enkelte jobb skal det gjennomføres Sikker-Jobb-Analyse (SJA).

Oppdragsgiver har rett til å be om innsyn i KS-systemet ved behov. Rutiner i virksomheten skal være i samsvar med gjeldene lov og forskrifter.

Glitre Energi stiller høye etiske krav til egen organisasjon og til sine samarbeidspartnere. Alle ansatte skal være kjent med gjeldende etiske retningslinjene, og våre samarbeidspartnere skal lese og akseptere etiske retningslinjer for leverandører. Brudd på de etiske retningslinjene og andre samfunnsmessige etikkrav i leverandørens verdikjede, vil bli håndhevet på en slik måte at leverandøren vil bli utestengt fra fremtidige leveranser eller det vil bli satt krav om øyeblikkelig utbedring og dokumenterbare tiltak.

Glitre Energi har en aktiv miljøprofil og stiller strenge krav til sine samarbeidspartnere. I alle anskaffelser – med mindre dette er åpenbart irrelevant – skal det stilles krav til miljø eller klimapåvirkning gjennom konkrete krav eller dokumentasjon på at leverandøren arbeider aktivt med miljøforbedrende tiltak.

Glitre Energi skal som minimumskrav stille krav til sine leverandører eller samarbeidspartnere om å:

  • kunne dokumentere sitt miljøengasjement
  • bidra til lav forurensning av indre og ytre miljø ved resirkulering gjennom etablerte returordninger og omfattende kildesortering
  • påvirke sine underleverandører / produsenter til å etterleve tilsvarende miljømessige mål
  • ha fokus på alternative miljøbesparende energikilder for å minimere global miljøbelastning

Leverandører som er miljøsertifiserte gjennom godkjente sertifiseringsordninger (ISO 14001, EMAS, NEMKO, etc) skal dokumentere dette gjennom et bevis for sertifisering. For øvrige ordninger skal systemet kunne framlegges på oppfordring fra Glitre Energi.

leverandører

Aktuell informasjon

Standard avtalevilkår +

Glitre Energis Standard Avtalevilkår skal, som et minimum, gjelde for all levering av varer og/eller tjenester til Glitre Energi med mindre annet er skriftlig avtalt. Ved forhold som ikke dekkes av avtalen, gjelder Kjøpsloven.”

Kvalifikasjonsordning +

Achilles UNCE som kvalifiseringsordning i Glitre Energi

Achilles UNCE er et leverandørregister og et kvalifiseringssystem som brukes av den nordiske kraftbransjen til å administrere leverandørinformasjon og risiko i leveringskjeden – og til å effektivisere innkjøp i tråd med EUs regelverk.

Leverandører som ønsker å levere varer og tjenester til Glitre Energi skal som hovedregel skal være registrert og kvalifisert i Achilles UNCE. En registrering i Achilles UNCE gir ingen garanti for oppdrag, men leverandøren vil komme opp som mulig tilbyder når det gjennomføres markedssøk i Achilles UNCE-basen. Leverandøren vil da være på “long-list” og kunne motta konkurransegrunnlaget, eller bli invitert til ytterligere kvalifisering.

Bare unntaksvis tillater Glitre Energi å inngå kontrakter med leverandører som ikke ligger inne i Achilles UNCE. I disse tilfellene vil det bli gjort en selvstendig «egenkvalifisering» av leverandøren og aktuell dokumentasjon må innhentes og følges opp manuelt (se link nedenfor).

Hvordan fungerer Achilles UNCE

Kvalifiseringsordningen Achilles UNCE har som formål å:

  • Gjøre mulige leverandører oppmerksomme på en tilbudsforespørsel.
  • Gi et grunnlag for leverandørenes avgjørelse om å melde seg
  • Beskrive det som skal anskaffes
  • Opplyse om kriterier som skal ligge til grunn for kvalifisering
  • Ivareta de generelle reglene (for anskaffelser som gjøres under Forsyningsforskriften)
  • Sikre reell konkurranse
  • Sikre forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet
  • Sikre objektive og ikke-diskriminerende kriterier

e-Qual i Achilles UNCE:

e-Qual brukes når vi som oppdragsgiver ønsker å stille flere og viktige spørsmål eller krav til leverandører i forbindelse med kvalifiseringen for en konkret anskaffelse. eQual gjør det mulig å gå bredt ut med leverandørsøk og snevre inn aktuelle tilbydere basert på informasjonen som fremkommer av svarene (shortlist).

Leverandørinformasjonen som oppdragsgiver vil finne i Achilles UNCE:

  • Nøkkelpersoner og kontaktinformasjon
  • Plasseringer og antall ansatte
  • Tilknyttede selskaper, for eksempel morselskap og datterselskaper
  • Finansielle nøkkeltall
  • Skatter og avgifter
  • Informasjon og rating fra Dun & Bradstreet
  • Valgte produkt- og tjenestekoder sammen med leverandørens egen beskrivelse
  • Kontaktperson
  • Informasjon om QA-system (kvalitetssikring)
  • Produsenter
  • Referanser
  • Revisjoner

 

Kontakt Achilles UNCE

Achilles UNCE Qualification
Postboks 1817
4801 Arendal
Tlf.: + 47 37 06 35 30 /+ 47 37 06 35 30
Fax: + 47 37 06 35 31
Les mer på achilles.com

Aktuelle linker +

Achilles  UNCE er en nordisk kvalifiseringsordning for energisektoren. Verktøy ved utvelgelse av leverandører ved forespørsler/anbud.

 

Alt du trenger å vite om offentlige anskaffelser, samlet på ett sted i regi av DIFI.

leverandører

eFaktura

Glitre Energi øker sitt bruk av efaktura, noe som fører til mer effektiv fakturahåndtering for både leverandør og Glitre Energi. Leverandørfordelene er reduserte kostnader for å skrive ut fakturaer, konvolutter, porto, raskere post og raskere behandling av faktura i Glitre Energi, noe som sikrer umiddelbar betaling. For Glitre Energi fører efaktura til en raskere og mer effektiv administrasjon.

Leverandører forplikter seg Standard avtalevilkaar pkt. 6.5 Efaktura, å tilfredsstille krav om å levere efaktura.

 

Glitre Energi mottar efaktura/EHF-faktura (peppol):

  • Glitre Energis meldingssentral som fortiden er Pagero Norway AS – Knytt oss opp under Pagero Online, så godkjenner vi dere.
  •  Samtrafikk (andre meldingssentraler) – Send oss hvilken meldingssentral og org.nr, så vi får lagt dere til i meldingssentralen Pagero.
  •  EHF og ELMA-registeret – Vi er registrert i ELMA-registeret og tar imot efaktura via EHF-formatet.

Her er oversikten over Glitre Energis selskaper og org nr og peppol-adresse

Krav til EHF-fakturaer:

Obligatorisk informasjon på EHF-faktura sendes til Glitre Energi-konsernet (må oppfylle en av disse kravene):

  • Deres Ref merkes det med GE’s referanse person/saksbehandler (Tre første bokstavene i fornavn og etternavn, f.eks. OLANOR – kontakt saksbehandler for å få den rette referansen)
  •  Deres Ordrenr merkes med KUN tall i bestillingsnr/innkjøpsordre (Enten 5 eller 8 siffer, oppgis av saksbehandler)

Dette legges inn i følgende felter i xml’en:

Fakturaen EHF XML
Deres ref cac:AccountingCustomerParty/cac:Party/cac:Contact <cbc:ID> OLANOR </cbc:ID>
Vår ref cac:AccountingSupplierParty/cac:Party/cac:Contact <cbc:ID>Hans Hansen</cbc:ID>
Deres ordrenr cac:OrderReference <cbc:ID>12345</cbc:ID>

 

Les mer om vårt samarbeid med Pagero

 

I en overgangsfase tilbyr vi leverandører å sende pdf-fil på epost:

  • Fakturaer som pdf-fil på e-post – En av forutsetningene for at vi kan motta fakturaer på e-post er at dere kan levere faktura og vedlegg i en og samme pdf-fil

 

Krav til fakturainnhold

Obligatorisk informasjon på faktura sendt til Glitre Energi-konsernet (må oppfylle en av disse kravene):

  • Deres Ref merkes det med GE’s referanse person/saksbehandler (Tre første bokstavene i fornavn og etternavn, f.eks. OLANOR – kontakt saksbehandler for å få den rette referansen)
  • Deres Ordrenr merkes med KUN tall i bestillingsnr/innkjøpsordre (Enten 5 eller 8 siffer, oppgis av saksbehandler)

 

Spørsmål kan rettes til:

Helene Bakke, regnskapssjef
Tlf 977 73 350
Epost